نرم افزار سفارش گیری ویزیتور

 مشکل سفارش گیری سنتی ویزیتور چیست؟

شرکت های پخش آرایشی، بهداشتی و تجهیزات پزشکی سال هاست برای ثبت سفارش مشتریان عمده مثل داروخانه ها، سالن های زیبایی یا فروشگاه های زنجیره ای به ویزیتورها متکی هستند. ویزیتور باید حضوری به محل مشتری برود، سفارش را روی کاغذ یا فرم دستی بنویسد و بعد از بازگشت به دفتر آن را به تیم مالی یا انبار تحویل دهد. این مدل سنتی در ظاهر ساده است، اما در عمل مشکلات زیادی ایجاد می کند که هم هزینه ها را افزایش می دهد و هم سرعت فروش را کاهش می دهد.

  اتلاف زمان چطور رخ می دهد؟

یکی از بزرگ ترین ضعف های سفارش گیری سنتی اتلاف زمان است.

• ویزیتور باید بخش زیادی از وقت خود را در رفت و آمد بگذراند.
• ثبت دستی سفارش به زمان زیادی نیاز دارد.
• سفارش ها اغلب تا روز بعد یا حتی چند روز بعد وارد سیستم می شوند.

این تاخیرها باعث می شود مشتریان عمده نتوانند سریع به محصولات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. برای مثال، اگر یک داروخانه شامپو یا کرم مورد نظر مشتریان خود را تمام کرده باشد، حتی یک روز تاخیر می تواند به معنای از دست دادن فروش برای آن داروخانه باشد. همین مشکل باعث نا رضایتی مشتریان عمده از تامین کنندگان می شود. در مقاله چطور تامین کنندگان می توانند با فروشگاه های آنلاین همکاری کنند؟ هم اشاره شده است که سرعت و دسترسی دائمی امروز یک مزیت رقابتی بزرگ است.

  خطا های انسانی چه پیامدی دارند؟

در سفارش گیری سنتی احتمال خطای انسانی بسیار بالاست. ویزیتور ممکن است:

• کد محصول را اشتباه وارد کند.
• تعداد سفارش را نادرست بنویسد.
• شرایط پرداخت مشتری را فراموش کند.
• سفارش را دیر به انبار تحویل دهد.

این خطا ها اغلب باعث ارسال اشتباه کالا یا برگشت سفارش می شوند. کالاهای برگشتی برای شرکت های پخش هزینه سنگینی دارند، چون هم هزینه حمل و نقل دو برابر می شود و هم احتمال آسیب یا کاهش تاریخ مصرف وجود دارد. 

علاوه بر هزینه، خطا های انسانی تاثیر مستقیمی بر اعتماد مشتریان دارند. وقتی سفارش اشتباه ارسال شود یا دیر برسد، مشتری عمده احساس می کند شرکت پخش قابل اعتماد نیست. این موضوع در بلند مدت باعث از دست رفتن مشتریان و کاهش فروش می شود.

 تاثیر بر نقش ویزیتور

مشکل دیگر این است که در مدل سنتی، ویزیتور بیشتر وقت خود را صرف کارهای تکراری می کند. او به جای تمرکز بر معرفی محصولات جدید یا ایجاد رابطه پایدار با مشتریان، بیشتر انرژی خود را روی نوشتن سفارش ها می گذارد. این یعنی ارزش واقعی نیروی انسانی هدر می رود. ویزیتورها باید نقش مشاور و مدیر ارتباط داشته باشند، نه فقط سفارش گیر.

 نرم افزارهای رایج چه ویژگی هایی دارند؟

وقتی شرکت های پخش به مشکل سفارش گیری سنتی بر می خورند، اولین گزینه آن ها استفاده از نرم افزارهای رایج موجود در بازار است. نرم افزارهای حسابداری یا اپلیکیشن های عمومی مدیریت کسب و کار مثل هلو، تدبیر یا سپیدار سال هاست در ایران استفاده می شوند. اما این ابزارها بیشتر برای ثبت تراکنش های مالی یا حسابداری طراحی شده اند و برای فرآیند پیچیده سفارش گیری در پخش عمده همیشه مناسب نیستند.

اپلیکیشن های حسابداری مثل هلو چه محدودیت هایی دارند؟

نرم افزارهای حسابداری معمولا برای واحد مالی ساخته شده اند، نه برای تیم فروش. این نرم افزارها می توانند ثبت فاکتور، محاسبه مالیات یا گزارش گیری مالی انجام دهند، اما مشکلات زیادی برای سفارش گیری دارند:

• رابط  کاربری پیچیده ای دارند که برای ویزیتور یا مشتری عمده مناسب نیست.
• تمرکز آن ها روی حسابداری است، نه روی مدیریت سفارش و ارتباط با مشتری.
• معمولا موبایلی و همیشه در دسترس نیستند و به یک کاربر حرفه ای نیاز دارند.
• سرعت ثبت سفارش در آن ها پایین است و برای سفارش های لحظه ای کار آمد نیستند.

برای مثال، اگر یک سالن زیبایی بخواهد سفارش ساده ای مثل چند عدد رنگ مو ثبت کند، وارد کردن این سفارش در نرم افزار حسابداری برای ویزیتور زمان زیادی می گیرد. در حالی که یک اپلیکیشن سفارش گیری تخصصی باید سریع و ساده باشد. همین موضوع در مقاله چطور یک تامین کننده لوازم آرایشی می تواند مشتریان عمده خود را وفادار نگه دارد و فروش خود را افزایش دهد هم مطرح شده است. مشتریان وفادار از سرعت و راحتی تجربه خرید ارزش بیشتری دریافت می کنند.

 هزینه های پنهان این نرم افزار ها چیست؟

یکی دیگر از مشکلات نرم افزارهای عمومی، هزینه های پنهان آن هاست. بسیاری از شرکت های پخش در ابتدا تصور می کنند با خرید یک نرم افزار حسابداری مشکل سفارش گیری را حل کرده اند، اما در عمل با چالش های زیر روبه رو می شوند:

• هزینه آموزش نیروی انسانی: ویزیتورها و حتی مشتریان عمده نمی توانند به راحتی از این نرم افزار ها استفاده کنند.
• عدم اتصال به بخش لجستیک: سفارش ها به صورت دستی باید به تیم ارسال منتقل شوند که باعث تاخیر و دوباره کاری می شود.
• نبود امکانات ارتباطی: مشتریان عمده نمی توانند مستقیم وضعیت سفارش یا پرداخت خود را ببینند.
• نیاز به شخص واسطه: معمولا واحد مالی باید سفارش ها را از ویزیتور بگیرد و وارد سیستم کند، که خود منجر به اتلاف زمان می شود.

نبود هماهنگی بین سفارش گیری و ارسال باعث افزایش هزینه ها می شود. نرم افزارهای حسابداری به دلیل نبود این یکپارچگی، عملا مشکلات پخش را حل نمی کنند و گاهی حتی هزینه ها را بیشتر می کنند.

 نیاز به ابزار تخصصی

مشکل اصلی این است که نرم افزارهای رایج برای فروش عمده طراحی نشده اند. آن ها برای کسب و کارهای خرده فروشی یا واحدهای مالی مناسب اند، اما وقتی صحبت از پخش عمده محصولات آرایشی، بهداشتی یا تجهیزات پزشکی باشد، نیازها متفاوت است. شرکت ها باید به سمت ابزارهای تخصصی بروند که دقیقا برای همین صنعت طراحی شده اند.

 مزایای سفارش گیری با ویزیتورجیبی چیست؟

وقتی صحبت از نرم افزار سفارش گیری می شود، باید توجه داشت که همه ابزارها یکسان نیستند. بسیاری از اپلیکیشن ها فقط یک لایه ساده برای ثبت سفارش دارند و نمی توانند مشکلات اصلی شرکت های پخش را حل کنند. اما پلتفرم هایی مثل ویزیتورجیبی به طور اختصاصی برای صنعت پخش طراحی شده اند و دقیقا به سراغ دغدغه هایی می روند که تامین کنندگان و مدیران فروش سال ها با آن دست و پنجه نرم کرده اند.

 سفارش گیری ۲۴ ساعته و بدون محدودیت

یکی از مهم ترین مزایای ویزیتورجیبی این است که مشتریان عمده مثل داروخانه ها یا سالن های زیبایی دیگر نیازی ندارند منتظر ویزیتور بمانند. آن ها می توانند در هر ساعت از شبانه روز وارد سیستم شوند و سفارش خود را ثبت کنند.

این ویژگی سه نتیجه مهم دارد:

• مشتریان همیشه احساس دسترسی دارند و رضایت شان افزایش می یابد.
• سفارش ها حتی در روزهای تعطیل یا در نبود ویزیتور متوقف نمی شوند.
• جریان نقدی شرکت به شکل مداوم ادامه پیدا می کند.

 مشتریان امروز به دسترسی دائمی و سرعت بالا عادت کرده اند. ویزیتورجیبی دقیقا این نیاز را پوشش می دهد.

  کاهش خطا های انسانی

ثبت سفارش روی کاغذ یا نرم افزارهای عمومی پر از خطا است؛ از اشتباه نوشتن تعداد گرفته تا جا انداختن محصول. ویزیتورجیبی با داشتن دیتابیس کامل محصولات، امکان انتخاب دقیق کالا و تعداد را فراهم می کند. این کار جلوی بسیاری از خطا های انسانی را می گیرد.

کاهش خطا علاوه بر جلوگیری از برگشت کالا، اعتماد مشتریان را هم بیشتر می کند. برگشت کالا یکی از هزینه های پنهان بزرگ در صنعت پخش است. وقتی سفارش ها دقیق ثبت شوند، این هزینه به حداقل می رسد.

 یکپارچگی با تیم فروش و لجستیک

ویزیتورجیبی فقط سفارش را ثبت نمی کند، بلکه آن را مستقیم به تیم های مرتبط منتقل می کند. به محض ثبت سفارش توسط مشتری، انبار می تواند آن را ببیند و تیم لجستیک برای ارسال برنامه ریزی کند. همچنین مدیر فروش می تواند گزارش کامل سفارش ها را مشاهده کند.

این یکپارچگی جلوی تاخیرها و دوباره کاری ها را می گیرد. دیگر نیازی نیست ویزیتور بعد از پایان روز برگه های سفارش را به دفتر بیاورد. همه چیز به صورت لحظه ای در سیستم ثبت و پردازش می شود.

  پشتیبانی از نقش جدید ویزیتور

ویزیتورها با ویزیتورجیبی وقت بیشتری برای کارهای ارزشمند پیدا می کنند. آن ها به جای نوشتن سفارش های تکراری، می توانند وقت خود را صرف معرفی محصولات جدید، پاسخ به سوالات مشتریان و ایجاد ارتباطات بلند مدت کنند. این تغییر باعث می شود ویزیتورها نقش مشاور و مدیر ارتباط پیدا کنند، نه فقط سفارش گیر. 

 گزارش های دقیق برای تصمیم گیری سریع

ویزیتورجیبی گزارش های لحظه ای و ساده ارائه می دهد:

• کدام محصولات پرفروش هستند؟
• کدام مشتریان بیشتر خرید می کنند؟
• وضعیت پرداخت ها چگونه است؟

این داده ها به مدیران کمک می کند تصمیم های بهتری بگیرند و استراتژی فروش خود را بهینه کنند.

 سوالات متداول درباره نرم افزار سفارش گیری ویزیتور

بسیاری از مدیران فروش و تامین کنندگان هنگام انتخاب نرم افزار سفارش گیری سوالات مشترکی دارند. این سوالات نشان می دهد که دغدغه اصلی آن ها کاهش هزینه ها، افزایش سرعت و در عین حال حفظ  کیفیت ارتباط با مشتریان عمده است. در ادامه به برخی از مهم ترین پرسش ها پاسخ داده می شود.

 آیا نرم افزار سفارش گیری جایگزین ویزیتور ها می شود؟

خیر. نرم افزار سفارش گیری مثل ویزیتورجیبی برای حذف ویزیتورها طراحی نشده است، بلکه نقش آن ها را تغییر می دهد. این ابزار کارهای تکراری مثل ثبت سفارش های روتین را انجام می دهد تا ویزیتورها وقت بیشتری برای معرفی محصولات جدید و ایجاد ارتباطات حرفه ای داشته باشند. همانطور که در مقاله بهینه سازی تیم فروش پخش توضیح داده شده، آینده تیم فروش ترکیبی از نیروی انسانی و ابزار دیجیتال است.

 آیا مشتریان عمده با نرم افزار سفارش گیری راحت هستند؟

بله. یکی از مزایای اصلی نرم افزارهای تخصصی این است که رابط  کاربری ساده و کاربر پسند دارند. مشتریان عمده مثل داروخانه ها یا سالن های زیبایی می توانند بدون نیاز به آموزش پیچیده، سفارش خود را ثبت کنند. این سادگی باعث می شود حتی مشتریانی که تجربه کار با نرم افزارهای حسابداری ندارند، به راحتی از آن استفاده کنند.

  چه تفاوتی بین نرم افزار های حسابداری و نرم افزار های سفارش گیری وجود دارد؟

نرم افزارهای حسابداری مثل هلو یا سپیدار بیشتر برای مدیریت مالی طراحی شده اند. آن ها در ثبت فاکتور یا محاسبه مالیات کاربرد دارند اما برای فرآیند های فروش و سفارش گیری سریع مناسب نیستند. در مقابل، نرم افزارهای سفارش گیری مثل ویزیتورجیبی دقیقا برای مدیریت ارتباط با مشتریان عمده، ثبت سفارش سریع و کاهش خطا طراحی شده اند. در مقاله کاهش هزینه های پخش آرایشی و بهداشتی هم توضیح داده شده که انتخاب ابزار درست می تواند به کاهش هزینه های کلی کمک کند.

  آیا استفاده از نرم افزار سفارش گیری هزینه زیادی دارد؟

خیر. در نگاه اول شاید هزینه خرید یا اشتراک نرم افزار به نظر بالا برسد، اما در مقایسه با هزینه های برگشت کالا، اتلاف وقت و خطا های انسانی بسیار کمتر است. علاوه بر آن، نرم افزارهایی مثل ویزیتورجیبی باعث افزایش سرعت گردش نقدینگی می شوند که خود به سود آوری بیشتر کمک می کند.

 آیا نرم افزار سفارش گیری به لجستیک هم کمک می کند؟

بله. یکی از مشکلات اصلی در سفارش گیری سنتی نبود هماهنگی با بخش لجستیک است. نرم افزار سفارش گیری سفارش ها را مستقیم به انبار و تیم حمل و نقل منتقل می کند. در نتیجه کالا سریع تر آماده و ارسال می شود. هماهنگی بین سفارش گیری و لجستیک یکی از کلیدهای کاهش هزینه و افزایش رضایت مشتریان است.

 جمع بندی و نکات کلیدی در انتخاب نرم افزار مناسب

انتخاب نرم افزار سفارش گیری مناسب یکی از تصمیم های استراتژیک برای شرکت های پخش است. این انتخاب نه تنها بر سرعت و دقت ثبت سفارش تاثیر می گذارد، بلکه می تواند مستقیما جریان نقدی، رضایت مشتریان عمده و حتی موقعیت رقابتی شرکت در بازار را تغییر دهد. در این بخش به نکات کلیدی برای انتخاب درست اشاره می کنیم.

 شناخت نیاز واقعی شرکت

اولین قدم این است که مدیران فروش و مالی دقیقا بدانند چه انتظاری از نرم افزار دارند. آیا هدف فقط ثبت سفارش است یا یکپارچگی کامل با انبار و لجستیک؟ بسیاری از شرکت ها ابتدا با نرم افزارهای حسابداری شروع می کنند، اما بعد متوجه می شوند این ابزارها برای سفارش گیری سریع مناسب نیستند.۱۰ ایده بازار یابی کم هزینه برای پخش عمده محصولات بهداشتی هم توضیح داده شده که شناخت درست نیازها قبل از انتخاب ابزار یا روش، هزینه های آینده را کاهش می دهد.

  سادگی در استفاده

یک نرم افزار سفارش گیری باید ساده و کاربر پسند باشد. اگر ویزیتور یا مشتری عمده برای ثبت یک سفارش ساده نیاز به آموزش طولانی داشته باشد، نرم افزار کار آمد نخواهد بود. رابط  کاربری ساده و امکان استفاده در موبایل، یکی از معیارهای اصلی انتخاب نرم افزار مناسب است.

 یکپارچگی با فرآیند های دیگر

سفارش گیری به تنهایی کافی نیست. نرم افزار باید بتواند به انبار، تیم لجستیک و مدیریت مالی متصل شود. وقتی سفارش ثبت می شود، انبار باید موجودی را بررسی کند و لجستیک برای ارسال آماده شود. نرم افزار های تخصصی مثل ویزیتورجیبی این یکپارچگی را به شکل عملی فراهم می کنند.

 گزارش های تحلیلی

یکی دیگر از معیارهای مهم، امکان گزارش گیری دقیق است. مدیر فروش باید بتواند بداند کدام محصولات پر فروش هستند، کدام مشتریان بیشترین سفارش را دارند و وضعیت پرداخت ها چگونه است. این اطلاعات به تصمیم گیری سریع تر و استراتژیک کمک می کند.

  هزینه و بازگشت سرمایه

مدیران باید به هزینه نرم افزار به چشم سرمایه گذاری نگاه کنند. نرم افزاری که خطا ها را کاهش می دهد، زمان را ذخیره می کند و رضایت مشتریان را بالا می برد، در مدت کوتاهی هزینه خود را جبران خواهد کرد. تجربه شرکت های پخش نشان داده استفاده از ابزارهای تخصصی می تواند هزینه های عملیاتی را تا ۲۰ درصد کاهش دهد.

حرف آخر؛ چرا آینده سفارش گیری دیجیتال است؟

بازار پخش در صنایع آرایشی، بهداشتی و تجهیزات پزشکی روز به روز رقابتی تر می شود. مشتریان عمده دیگر حاضر نیستند برای ثبت یک سفارش ساده روزها منتظر بمانند یا با خطا های تکراری مواجه شوند. آن ها به سرعت، شفافیت و دسترسی دائمی نیاز دارند. این تغییر رفتار مشتریان نشان می دهد که آینده سفارش گیری بدون شک دیجیتال است.

  محدودیت های روش سنتی

روش سنتی سفارش گیری وابسته به حضور فیزیکی ویزیتور است. این روش نه تنها پرهزینه است بلکه باعث اتلاف وقت می شود. خطا های انسانی، برگشت کالا و تاخیر در ارسال از پیامد های اجتناب ناپذیر این مدل هستند. این خطا ها و هزینه ها در نهایت باعث کاهش سود شرکت می شوند.

 روند جهانی دیجیتال شدن

صنایع پخش در سراسر جهان در حال حرکت به سمت دیجیتال شدن هستند. شرکت های موفق ابزارهای سفارش گیری آنلاین را به چرخه فروش خود اضافه کرده اند. این تغییر به آن ها امکان داده تا با همان تعداد نیروی انسانی مشتریان بیشتری پوشش دهند و هزینه های لجستیک و فروش را کاهش دهند. در مقاله آینده صنعت پخش لوازم آرایشی در ایران: ترند ها و فرصت ها برای تامین کنندگان هم توضیح داده شده که این روند به زودی در ایران هم اجتناب ناپذیر خواهد شد.

 نقش ویزیتورجیبی در این آینده

پلتفرم هایی مثل ویزیتورجیبی دقیقا برای این آینده طراحی شده اند. آن ها با ترکیب سفارش گیری آنلاین، مدیریت مشتریان و گزارش های تحلیلی، شرکت های پخش را آماده می کنند تا در بازار رقابتی جایگاه خود را حفظ کنند. ویزیتورجیبی نه تنها خطا ها را کاهش می دهد بلکه به ویزیتورها کمک می کند نقش مشاور و توسعه دهنده بازار را ایفا کنند، نه فقط سفارش گیر.

  چرا باید همین امروز اقدام کرد؟

تغییرات بازار به سرعت رخ می دهند. شرکت هایی که دیرتر به سمت دیجیتال شدن حرکت کنند، مشتریان عمده خود را از دست خواهند داد. در مقابل، تامین کنندگانی که زود تر این مسیر را آغاز کنند، می توانند اعتماد بیشتری جلب کنند و مزیت رقابتی پایداری به دست آورند. درست مثل نکته ای که در مقاله چطور تامین کنندگان عمده می توانند با داروخانه ها همکاری بلند مدت داشته باشند؟ اشاره شده است، اعتماد و ارتباط بلند مدت با مشتریان از طریق شفافیت و دسترسی سریع به دست می آید.

تحول در فرآیند سفارش ‌گیری

ثبت نام در ویزیتورجیبی امکاناتی فراتر از نرم‌افزارهای حسابداری در اختیار شما قرار می‌دهد و سفارش‌گیری به یک فرآیند سریع و بدون خطا تبدیل می‌شود.